Praktische informatie

Voordat je kunt beginnen in je eigen praktijk, valt er veel te regelen. Kijk bij Wettelijke verplichtingen waar je volgens de wet aan moet voldoen. Ook zijn er administratieve verplichtingen aan je praktijkvoering.

Je bent als zorgverlener ook ondernemer. Dat houdt in dat je je administratie op orde hebt en dat je je cliënten informeert over allerlei zaken. Maar ook dat je je netwerk opbouwt met huisarts(en) en POH-er(s) en dat je kijkt of er lokaal of regionaal activiteiten zijn waar je je kunt presenteren of bij kunt aansluiten.

Duizelt het je allemaal en heb je hulp nodig?

Er komt heel veel kijken bij het starten van een praktijk en ZZP’er worden in de zorg. Er zijn inmiddels bedrijven die er hun werk van hebben gemaakt om je te helpen.

Zorg voor de ZZP

ZZP’er in de zorg

Wettelijke verplichtingen

Wil je starten als zorgaanbieder, dan geldt vanaf 1 januari 2022 de Wet toetreding zorgaanbieders (Wtza). De wet houdt in dat je een meldplicht hebt: je moet je registreren in het Landelijk Register Zorgaanbieders (LRZa).

Ben je al geregistreerd als zorgaanbieder in het LRZa, bijvoorbeeld als fysiotherapeut, dan hoef je je niet opnieuw te melden. Ben je niet zeker van registratie, controleer dan of je gegevens zijn opgenomen in het:

Zorgaanbiedersportaal

Op 1 januari 2016 is de Wet kwaliteit, klachten en geschillen in de zorg (Wkkgz) ingesteld. Deze wet bepaalt waar je als zorgverlener aan moet voldoen, bijvoorbeeld dat je beschikt over een klacht- en tuchtregeling. Als geregistreerd haptotherapeut ben je door je registratie automatisch aangesloten bij een regeling, waarmee je voldoet aan die eis in de wet.

Een klacht of geschil kan voor jou als zorgaanbieder kosten met zich meebrengen. Het is daarom aan te raden om een zakelijke rechtsbijstandverzekering af te sluiten. Let er daarbij op of onze regeling onder de dekking valt van de polis.

Het leren van klachten en incidenten is een belangrijk onderdeel van de wet, net als zorgen voor kwaliteitsmanagement. Lees hierover meer onder (administratieve) verplichtingen.

Als geregistreerd haptotherapeut ben je gehouden aan de beroepscode GZ-haptotherapeut. Per 1 juli 2013 zijn zorgaanbieders daarbij ook wettelijk verplicht een meldcode Huiselijk geweld en kindermishandeling te hebben. De meldcode is een hulpmiddel voor jou als zorgaanbieder om afwegingen te maken zodra je vermoedt dat er sprake is van kindermishandeling of huiselijk geweld. Je bent niet tot melding verplicht. De beslissing ligt bij jou als zorgaanbieder.

Lees de brochure van de Rijksoverheid

(Administratieve) verplichtingen

AGB (Vektis):

Heb je nog geen AGB-codes, vraag deze dan zo spoedig mogelijk aan bij Vektis op www.agbcode.nl. Klik op de knop AGB-code persoonlijk en selecteer bij zorgsoort code 90 - Overige therapeuten en Complementair en aanvullende zorg in het menu. Bij de waarde kies je 9011 - Haptotherapie.

Heb je meer dan een praktijk?
Vektis beschouwt een adres als hoofdvestiging en de volgende als een nevenvestiging. Voor beide adressen geldt dezelfde praktijkcode.

Huur je ruimte in een praktijk die al een praktijkcode heeft?
Je moet in dit geval een eigen praktijkcode hebben.

Hou er rekening mee, dat Vektis bij aanvraag van de AGB-codes ook vraagt of je bent aangemeld als nieuwe zorgverlener in het LRZa (zie bij Meldplicht).

Wijizigen je bedrijfsgegevens? Geef dit dan meteen door aan Vektis.
AVG:

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is van toepassing. In deze regelgeving staat hoe je moet omgaan met privacygevoelige persoonsgegevens. De stichting AVG voor Verenigingen heeft een handig instrument ontwikkeld hoe je dit kunt aanpakken. De 'tool' heeft een handig stappenplan. Als lid van de vereniging kun je deze 'tool' met korting aanvragen. De kortingscode kun je bij ons opvragen.

Meer informatie
Beroepsaansprakelijkheid:

Je bent verplicht een beroepsaansprakelijkheidsverzekering af te sluiten voor het beroep van haptotherapeut. Daarnaast raden wij je aan ook een rechtsbijstandverzekering af te sluiten. Financieel Adviesbureau ROèL verzorgt voor veel haptotherapeuten de verzekeringen en biedt deze met collectiviteitskorting aan.
BTW:

Je bent als haptotherapeut vrijgesteld van BTW. Het aanvragen van een BTW-nummer is daarom niet noodzakelijk voor haptotherapie, maar wel voor training en coaching.
Cliëntdossier (bewaren/vernietigen):
De wettelijke bewaartermijn voor medische dossiers is 20 jaar. Dit geldt ook voor overleden cliënten. Hierna moet in beginsel het dossier worden vernietigd.

Een cliënt heeft het recht om een verzoek te doen zijn/haar dossier te vernietigen en dat moet je in principe honoreren. Hij/zij moet daartoe een schriftelijk verzoek doen.

Zorg ervoor dat je iets hebt geregeld voor als je stopt (overdracht) en bij overlijden. De wettelijke bewaartermijn en het inzagerecht blijven namelijk doorlopen. Je cliënten dienen op de hoogte te zijn of te worden gebracht waar zij in voorkomende gevallen terecht kunnen om hun dossier in te zien.

Rechtsgrond voor vernietiging van het dossier
Op grond van artikel 7:455 van het Burgerlijk Wetboek (Nederland) heeft een patiënt het recht om zijn of haar medisch dossier te laten vernietigen, tenzij:
- Het bewaren van het dossier van aanmerkelijk belang is voor een ander (bijvoorbeeld om juridische of maatschappelijke redenen).
- Er een wettelijke plicht bestaat om het dossier te bewaren (dit is niet de wettelijke bewaartermijn van 20 jaar). Die wettelijke plicht is er bijvoorbeeld bij gedwongen opname in een psychiatrisch ziekenhuis. Er is geen speciale wet die voor ons van toepassing is.
Als een cliënt een verzoek tot vernietiging indient, dient de zorgverlener dit (binnen een maand) te honoreren, tenzij dus één van de bovenstaande uitzonderingen van toepassing is.

Melding of klacht na vernietiging
Als het dossier is vernietigd en de cliënt daarna een klacht of melding indient, kan dit problematisch zijn:
- Bewijsproblemen. Het dossier bevat essentiële informatie die kan dienen als bewijs voor de behandeling of communicatie tussen patiënt en zorgverlener. Zonder het dossier is het lastiger om de feiten te reconstrueren.
- Reconstructie: Indien mogelijk, kunnen zorgverleners proberen de situatie te reconstrueren aan de hand van andere bronnen. Dit is echter minder betrouwbaar dan een volledig dossier.
Weigeren van vernietiging
Als een klacht of melding al in zicht is (bijvoorbeeld de patiënt heeft dit aangekondigd), dan kan de zorgverlener besluiten het verzoek tot vernietiging te weigeren. Dit kan gerechtvaardigd zijn omdat het bewaren van het dossier van **aanmerkelijk belang** is voor de zorgverlener of derden:
- Het dossier kan nodig zijn om zich te verweren tegen een klacht.
- Het dossier kan relevant zijn voor een juridische procedure.
Tips
- Raadpleeg bij twijfel een jurist als er een conflict is of dreigt. Als je een rechtsbijstandsverzekering hebt, dan is daarbij juridisch advies inbegrepen en kun je kosteloos advies vragen, want daar betaal je je premie voor.
- Leg aan de cliënt uit dat vernietiging van het dossier juridische en praktische gevolgen heeft, zoals het verlies van bewijsmateriaal.
- Noteer zorgvuldig het verzoek om vernietiging en de redenen voor eventuele afwijzing.
Informatie aan cliënten:

Je bent wettelijk verplicht om vooraf duidelijke informatie te geven over jouw betalingsvoorwaarden. Het is onvoldoende om te veronderstellen dat mensen de informatie op je website goed en volledig hebben gelezen. We zien in de praktijk nog steeds misverstanden ontstaan.

Denk hierbij ook tarieven, cookies, privacy beleid en klachtenprocedure.
Kamer van Koophandel:

De Handelsregisterwet is van kracht. Deze wet houdt in dat alle vrije beroepsbeoefenaren verplicht ingeschreven moeten staan bij de Kamer van Koophandel (KvK). Vraag daarbij ook een zorg gerelateerde SBI-code aan.

Wijizigen je bedrijfsgegevens? Geef dit dan meteen door aan de KvK.
Kwaliteitsmanagement (KMS):
Een kwaliteitssysteem (KMS) is een ‘systematische’ manier van werken om de kwaliteit van jouw zorg of begeleiding te evalueren en te verbeteren.

Wat zit er in een kwaliteitssysteem?
- Je volgt professionele standaarden. Je onderschrijft de beroepscode en handelt er naar.
- Je houdt cliëntdossiers bij en registreert de resultaten van jouw zorg en behandeling.
- Je registreert klachten en opmerkingen van cliënten en ziet deze als een basis om te verbeteren.
- Je registreert incidenten (VIM's) en je informeert de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) als dat verplicht is.
- Je reflecteert periodiek op eigen handelen en voert verbeteringen door.
Bekijk de checklist voor het kwaliteitssysteem, die we voor je hebben gemaakt. Je kunt ook de handreiking van de Rijksoverheid over de Wkkgz doorlezen.

Je kunt in een eigen document een en ander systematisch en overzichtelijk vastleggen.
Vind je het makkelijk om een kant-en-klaar systeem te gebruiken? Kijk dan de Online training en overweeg een basis kwaliteitssysteem via een abonnement.
Minderjarigen/toestemming:

Bij kinderen tot 12 jaar is toestemming van de ouders/voogden vereist. Toestemming van het kind is niet vereist, maar het kind heeft recht op informatie.
Bij jongeren van 12 tot 16 jaar is de toestemming van de ouders/voogden en van de jongere zelf vereist.
Jongeren vanaf 16 jaar beslissen zelfstandig en hebben een zelfstandig recht op informatie.

Als beide ouders na scheiding het ouderlijk gezag houden, dan moeten beide ouders in principe toestemmen met de behandeling. Wanneer één van de ouders behandeling weigert dan biedt de Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO) ruimte om het kind op grond van goed hulpverlenerschap toch te behandelen.

Als één van de ouders het ouderlijk gezag heeft na scheiding, dan hoef je de ouder die geen ouderlijk gezag heeft alleen de noodzakelijke informatie door te geven.
Praktijk en praktijkvoering:

Er gelden eisen waaraan de praktijk en de praktijkvoering moet voldoen. Voor opname in het Register Haptotherapie Nederland is visitatie van de praktijk door een geregistreerde collega verplicht. Samen vul je de Beoordelingslijst praktijk in, die je bij je aanvraag meestuurt, samen met bepaalde foto’s. Je kunt handig gebruik maken van de checklijst praktijk.
Praktijksoftware:

Gebruik maken van praktijksoftware kan je veel administratieve ongemakken uit handen nemen en je voldoet hiermee ook meestal meteen aan bepaalde wettelijke vereisten, zoals een Kwaliteit Management Systeem (KMS).

Het softwarepakket NORA is speciaal ontwikkeld voor de haptotherapie. Het methodisch handelen volgens de routes van de drie erkende opleidingen wordt gefaciliteerd in dit pakket. Daarnaast heeft NORA de mogelijkheid om geanonimiseerd data te verzamelen door gebruik te maken van klinimetrie. Met het oog op de toekomst en de noodzaak voor het verzamelen van data om ons vak verder te kunnen onderbouwen, is dit pakket een aanrader. Er zijn ook andere aanbieders met een pakket voor haptotherapeuten.
Veilig gegevens uitwisselen:

Voor het veilig e-mailen tussen zorgverleners en met de cliënt zijn producten beschikbaar. Een voorbeeld daarvan is ZorgMail.
Verplichte gegevens op factuur:
Voor de verwerking van declaraties door zorgverzekeraars mag het papier geen gekleurde achtergrond hebben en het formaat van de factuur moet minimaal A5-formaat zijn. De onderstaande gegevens moeten op de factuur staan. Een zorgverzekeraar kan een declaratie van een cliënt weigeren als gegevens op de factuur ontbreken.
- NAW-gegevens praktijk
- Volledige naam zorgverlener
- AGB-code praktijk en AGB-code zorgverlener
- KvK-nummer
- Erkenning: Register Haptotherapie Nederland | registratienummer en GZ-haptotherapeut (beeldmerk)
- Naam en lidnummer Vereniging Haptonomie (voorheen VVH)
- NAW-gegevens verzekerde
- Datum behandeling (bij periodieke factuur datum van elke behandeling)
- Factuurnummer
- Omschrijving behandeling: Behandeling haptotherapie
- Prestatiecode: 24602
Het declareren van haptotherapeutische behandelingen voor andere verrichtingen dan haptotherapie, of van haptotherapie onder een andere noemer dan haptotherapie, wordt gezien als economisch delict.

Dit geldt ook voor het fictief spreiden van de behandeling over meerdere data.
Website:

Naast persoonlijke presentatie is je website ook een visitekaartje van de beroepsgroep. Daarom moet je website voldoen aan richtlijn die is opgesteld.

Je website wordt na je aanmelding gecontroleerd aan de hand van deze richtlijn. Om goedkeuring te krijgen, moet je bijvoorbeeld het beeldmerk GZ-haptotherapeut op je website plaatsen. Je kunt het beeldbestand GZ-haptotherapeut in diverse formaten bij ons opvragen.
Veilig Incidenten Melden (VIM):

De Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz) schrijft voor dat medewerkers in zorginstellingen en solistisch werkende zorgverleners moeten kunnen leren van incidenten en deze veilig moeten kunnen melden.

Incidenten in je praktijk moet je registreren. Geef aan hoe je het incident hebt afgehandeld en wat je hebt gedaan om een dergelijk incident in de toekomst te voorkomen. Je bent wettelijk verplicht om een verslag van een incident op te nemen in het dossier van de betreffende cliënt.

Je kunt het incident ook bespreken met collega's, bijvoorbeeld tijdens een intervisiebijeenkomst, zodat collega's ervan kunnen leren.

In de Handreiking van de Rijksoverheid Leren van incidenten voor kleine zorgaanbieders vind je meer uitleg.
Schrijfwijze:

Let erop dat je de correcte schrijfwijze gebruikt.

Vereniging Haptonomie
GZ-haptotherapeut
Register Haptotherapie Nederland